ซอฟต์แวร์ประมวลคำ
word processing software
ความสำคัญและประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
ปัจจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน ได้มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆ แทนเครื่อฃพิมพ์ดีดมากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนา ความสามารถของตัวประมวลผลหรือโพเซสเซอร์ (Processor) และประสิทธิภาพการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองต่างๆ เช่น ฮาร์ดดิสก์ ดิสก์เกตต์ ที่มีความจำสูงขึ้นรวมถึงการผลิตเครื่องพิมพ์ (Printer) ความเร็วสูง ประกอบกับราคาเครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ทำให้สำนักงานต่างๆ หันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร บทความ ตลอดจนรายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถจัดข้อความและ เลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริงออกมา นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ ขึ้นมาใช้งานในภายหลังได้
ประโยชน์ของโปรแกรมประมวล
- ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ สาารถค้นหาและเรียกใช้งานด้สะดวกและรวดเร็ว
- ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูล ได้เป็นจำนวนมาก
- ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจ ทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก
- ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร
- ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่าง ๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง
- ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจ จึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้ หรือาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาได้
คุณสมบัติเด่น
ในปัจจุบันคือสามารถช่วยตรวจสอบตัว สะกดในเอกสารที่พิมพ์ว่าถูกต้องหรือไม่ ทั้งในรูปแบบของคำหรือไวยากรณ์ หาก พิมพ์ผิดโปรแกรมจะแสดงสัญลักษณ์ให้ผู้ใช้สังเกตได้ง่าย เช่น มีการขีดเส้น ใต้สีแดงใต้คำที่พิมพ์ผิด และจะมีคำที่ถูกต้องให้เลือกว่าต้องการคำไหน ความ สามารถนี้สืบเนื่องมาจากมีการผนวกซอฟต์แวร์ทางด้านภาษาเช่น พจนานุกรม เข้า กับซอฟต์แวร์ด้วย แต่หากเป็นชื่อเฉพาะผู้ใช้ก็สามารถเพิ่มชื่อเฉพาะเข้าไป ได้เพื่อป้องกันไม่ให้ซอฟต์แวร์รายงานความผิดพลาด ซอฟต์แวร์ประมวลคำใน ปัจจุบันสามารถสรุปหรือย่อเนื้อหาในสัดส่วนที่ต้องการได้ เช่นสรุปเนื้อหา จากเอกสาร 10 หน้าให้เหลือ 2 หน้า และปัจจุบันมีการเพิ่มขีดความสามารถของ ซอฟต์แวร์ประมวลคำอีกมากมาย
